Inköpsprocessen som funkar på riktigt

Medicintekniska avdelningen på SÄS (MT) har skapat en uppskattad inköpsprocess genom att lära från erfarenheter, skapa samarbeten genom respekt för varandras kompetens. Arbetet sker genom styrda rutiner och är en genialisk blandning av automatiserad datainsamling och mänsklig bedömning. Visualiseringen görs i Excel! 

Medicintekniska avdelningen på Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS MT) har skapat en inköpsprocess som fungerar smidigt och är mycket uppskattad av verksamheterna, men även av sjukhusledningen och de som arbetar med ekonomistyrning (controllers).

Processens investeringsarbete involverar all MT-utrustning på 111 vårdenheter fördelade på 9 verksamhetsområden, men också flera gemensamma IT-system. Arbetet mynnar ut i en visuellt lättolkad översikt av resursbehovet och återinvesteringar för närmast överskådliga framtid, som sträcker sig tjugo år framåt. Genom en detaljerad beskrivning av årshjulet, tydliga instruktioner med konkreta beskrivningar, välförankrad ansvarsfördelning och nära samarbeten har man alltså lyckats skapa en lättförståelig bild av sjukhusets resursbehov för alla nuvarande instrument och återinvesteringar för ett decennium framåt, i ett Excel-dokument. 

Första ISO certifierade MT-avdelningen i Sverige

Avdelningen Medicinsk teknik (MT) är certifierad enligt ISO 9001 ledningssystem för kvalitet    sedan 1996.  Och var den första medicintekniska avdelningen i Sverige som certifierades enlig ISO.  Det innebär bland annat krav på egenkontroll som ett led i uppföljning och ständig förbättring och ett fungerande ledningssystem med styrdokument, struktur och spårbarhet.  

─ Att vara certifierade bidrar till att verksamheten lär av sina misstag och dokumentationen blir ett bra stöd för minnet, säger Siw Fredriksson, som jobbat med ledningssystemet sedan 2004. 

Tydligt ansvar och smart fördelning

På SÄS har man lyckats skapa självgående drivkraft i form av fungerande fördelning av kunskap, ansvar och befogenheter. Rätt person på rätt plats är något som bidrar till att arbetet fungerar smidigt. Personalen på MT-avdelningen är de som driver framtagandet av underlag. 

─  Vi som förvaltar instrumenten har tillgång till, förstår och kan därmed utnyttja datan som lagras i systemet. Där vår kunskap tar slut tar leverantörens automatiska återkoppling vid, berättar Göran Johansson, medicinteknisk ingenjör. 

Man kan säga att vi med hjälp av automatiska, förinställda larmnotifieringar och manuell tolkning av data i kombination med konditionskontroller vid utrustningars årliga service gör att vi på MT på SÄS kan göra kvalificerade bedömningar som stämmer mycket väl med verkligheten. 

Rutinerna stödjer både dagligt arbete och långsiktig planering 

Till sin hjälp har personalen system för att hantera data och tydliga ramar att förhålla sig till.  Marie Rosén Medicinteknisk ingenjör är ansvarig för återinvesteringar och majoriteten av rutinerna. Hon berättar att det är tryggt att luta sig tillbaka på skrivna instruktioner. 

─  Det är skönt att veta vad som gäller och fördefinierade kategorier gör det enkelt att prioritera arbetet, säger Marie. 

• Planerade investeringar som finns med i årshjulet och ingår i linjearbetet

• Oplanerade investeringar – när dessa dyker upp har vi en månad på oss att ta fram underlag. 

• Akuta investeringar – här har vi 24 timmar på oss att få fram underlag till beslutsfattande chef.

Ett visst mått av brandsläckningsarbete ingår eftersom detta handlar om sjukvård och livräddande verksamhet. Men det är verkligen inget vedertaget arbetssätt på MT-avdelningen. Här strävar de hela tiden efter att ha rimlig framförhållning för allt arbete som kan förutsägas. Så här kan planeringen se ut: 

En årsdetaljplan börjar tas fram i oktober och är klar i januari året innan den ska implementeras. Alltså för ett par veckor sedan (januari 2023) var planen för 2024 – 2042 klar.  

─ Endast genom att planera skapar vi utrymme för att kunna göra ett bra jobb vid akuta utryckningar, förklarar Marie.  

Ekonomiskt trygga investeringar tack vare fokus på patientsäkerhet 

MT avdelningen fungerar som buffert mellan praktiserande specialistläkare och ledning. När verksamheten/en läkare vill investera i ett instrument inom sitt specialområde är det MT som genom checklistor ställer frågan om bland annat planerad användningsfrekvens och back up-plan. De har lärt sig från tidigare misstag som ex. att beställa utrustning till enbart en djupt specialiserad användare. 

─ När den specialistläkaren slutar står vi där med dyra instrument som ingen kan använda. Bara genom att lyfta fråga varje gång ges ledningen möjlighet att skapa en strategisk back-up plan, förklarar Göran. 

─ Det är klart att vi blir kallade bromsklossar ibland. Men oftast så uppskattas arbetet vi gör ändå, de flesta har förstått att det lönar sig i längden, försäkrar Marie. 

Nära samarbete med IT en viktig nyckel

Det är vanligt att det gnisslar lite mellan medicintekniska avdelningen och IT avdelningen. På SÄS har de jobbat mycket med att skapa en bra relation mellan varandra. 

─ Det handlar mycket om att vara ödmjuk inför misstag i kommunikationen och respektera varandras kunskapsområde, säger Göran. 

System för datalagring & Excel-ark för manuell analysvärdering

Systemet innehåller alla instrument och leverantörens krav på underhåll finns inprogrammerat. Varje utrustning är unik och får ett nummer i systemet och hårdvaran blir spårbar genom en påklistrad etikett. Den initiala registreringen är manuell och kompletteras med automatisk överföring av data från användarplattformen. 

Analys och bedömning samt planering av återinvesteringar görs bland annat med hjälp av ett Excel-ark. Data importeras automatiskt från systemen in i arket och tack vare en lättöverskådlig sammanfattning som visualiserar årsplaner fungerar innehållet som ett bra beslutsunderlag. 

Provuppställning

Ytterligare ett bidrag till samlingen goda exempel som får inköpsprocessen på SÄS MT till en succé  är rutinen för provuppställning. Förankring, tydlighet och uppföljning är nycklarna som får hela processen att flyta smidigt. 

Tack vare samarbetet mellan SÄS MT och MTFs satsning på kompetensgenerositet får du här tillgång till checklistan för provuppställning. 

Ladda ner checklistan för provuppställning som pdf

Kontakta oss!

Har du frågor eller vill ha flera tips är du välkommen att kontakta Siw Fredriksson genom att maila mtf@sls.se skriv ”GE Siw” i ämnesraden så hamnar frågan snabbt rätt. 

 

 

Artikeln är ett samarbete mellan MTF & SÄS MT 

Foto: Pexels_Fauxels, Pexels_KampusProduction, Pixabay_Elfmoondance, Pixabay_RonaldCandon

Text: Carolinn Olsson i samarbete med Siw Fredriksson, Marie Rosén och Göran Johansson.